檔案銷毀的規(guī)定有哪些(檔案銷毀的程序和方法)

檔案鑒定是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，是鑒別判定檔案價值、決定檔案“存”“毀”的一項專業(yè)性檔案業(yè)務(wù)工作。經(jīng)過鑒定，對那些確實已經(jīng)失去保存價值的檔案，應(yīng)當按照要求予以銷毀。那么檔案銷毀的規(guī)定有哪些?

依據(jù)相關(guān)規(guī)定：鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由檔案行政管理部門制定;相關(guān)部門應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定;鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人批準后銷毀。

銷毀檔案的程序和方法

1、編制銷毀清冊。鑒定小組(在相關(guān)部門分管負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成)經(jīng)過鑒定，對無保存價值的檔案編制銷毀清冊，它是日后查找檔案銷毀情況的憑據(jù)。銷毀清冊的封面需設(shè)置全宗號、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負責(zé)人的簽字及時間、批準人的簽字及時間、兩個監(jiān)銷人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號、文件題名、所屬年度、檔號、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁數(shù)、備注等欄目，準確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。

2、擬訂鑒定報告，提出銷毀意見。報告中對需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡要介紹，并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。

3、相關(guān)部門分管負責(zé)人審批。

4、銷毀。領(lǐng)導(dǎo)批準后，一般由二人將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料，數(shù)量較少的亦可自行焚毀，不須當作其他用途，更不許出賣。無論采用什么方法，必須指定兩人以上監(jiān)銷，確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負責(zé)。

5、未批準銷毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。

特殊情況

情況特殊的專門檔案，銷毀時還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會計檔案的銷毀工作，就要按照財政部和檔案局下發(fā)的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，具體程序是：

(1)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制銷毀清。

(2)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(3)銷毀時，應(yīng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。政務(wù)部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

(4)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照時會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。

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