隨著公司的業(yè)務(wù)發(fā)展變化，辦公地址往往也會頻繁變更，3年一小變，5年一大變幾乎是很多企業(yè)的常態(tài)。每次搬家，各類檔案資料也必須一同轉(zhuǎn)運(yùn)。公司經(jīng)營時(shí)間越長，檔案資料越多，每次轉(zhuǎn)運(yùn)及日常保管都給企業(yè)帶來很大的困擾。這其中，會計(jì)檔案又顯得尤為突出。會計(jì)檔案需要保管多久?如果銷毀的話，需要履行哪些審批手續(xù)?

一、各類會計(jì)檔案保管期限

按照規(guī)定，企業(yè)的會計(jì)檔案保管年限按下表所列示的期限進(jìn)行保管。

企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表

對于上表中所列示的會計(jì)檔案保管，除了保管期限外，實(shí)務(wù)中需要關(guān)注以下幾個(gè)問題：

1、保管期限如何計(jì)算。上述表中所列示的會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。如2021年的會計(jì)檔案，從2022年1月1日開始計(jì)算保管年限。

2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。

3、企業(yè)自定義的會計(jì)檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計(jì)檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)(就是必須)比照類似檔案的保管期限確定具體年限。

4、企業(yè)合并，會計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

5、企業(yè)分立，會計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

分立后原單位解散的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

6、企業(yè)注銷，會計(jì)檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

二、會計(jì)檔案銷毀程序

(一)檔案鑒定

按照79號令的要求，會計(jì)檔案保管到期后，公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定小組由檔案管理部門(財(cái)務(wù)部或行政部)牽頭，成員包括公司會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員(注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機(jī)構(gòu)協(xié)助)。

鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀(注：不需向政府部門報(bào)備或?qū)徟?。

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

(二)會計(jì)檔案銷毀程序

1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2、簽署意見。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(如焚燒、粉碎或打成紙漿)。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名。

《會計(jì)檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進(jìn)行增減。

附件：會計(jì)檔案銷毀清冊(樣表)

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